Hoe kun je het beste je mailbox opschonen?
Als je even een paar dagen niet veel tijd besteedt aan je mailbox, stroomt deze waarschijnlijk al snel over. Voor veel mensen is het mails beantwoorden een van de belangrijkste taken van de dag. Niet zelden neemt deze taak een paar uur per dag in beslag en dat gaat allemaal ten koste van je werktijd. Het is daarom niet verkeerd om eens te kijken hoe je je mails het beste en het snelste kunt wegwerken. Zo creëer je meer tijd om je werk te doen en hou je overzicht over je mails. Wij geven je graag een aantal handige tips.
Werk zo efficiënt mogelijk
Als je je mailbox opschonen moet, dan kun je het beste werken met de OHIO techniek. Deze afkorting staat voor ‘Only Handle It Once’. Veel mensen lezen namelijk eerst alle mails, kijken dan nogmaals welke mails echt belangrijk waren en in een derde stap beantwoorden zij deze mails. Dit kost heel veel tijd en is daardoor niet efficiënt. Begin daarom altijd bij de meest recente mails. Waarom? Omdat deze het meest urgent zijn. Je zult namelijk zien dat oude mails vaak niet meer beantwoord hoeven worden omdat de vraag al opgelost is, de deadline verlopen is of om welke reden dan ook. Met de OHIO techniek is het mailbox opschonen een fluitje van een cent. Doe daarom nooit onnodig werk en lees je mail, bedenk wat nodig is en sluit het dan gelijk af. Zo werk je je to-do-lijstje het snelst af.
Is je mailbox vol na je vakantie?
Als je op vakantie bent, dan wil je geen zakelijke mails beantwoorden. Veel mensen denken dat het alternatief is dat je na je vakantie een paar dagen moet inplannen om al die mails te beantwoorden die je hebt ontvangen. Niets is minder waar. Je kunt namelijk met een out of office melding gaan werken. Hierdoor raakt je mailbox niet vol want mensen weten dat jij niet aanwezig bent. Je kunt een standaardbericht laten sturen naar iedereen die contact met jou opneemt. Zo weten zij dat je niet in staat bent om te reageren en negen van de tien keer zal men gaan zoeken naar iemand anders die het probleem kan oplossen. Zo raakt jouw mailbox niet vol en hoef je na je vakantie niet bang te zijn dat je je een slag in de rondte moet werken om alle mails weg te werken. Pas je de OHIO techniek toe op de mails die je wel ontvangen hebt, dan is het mailbox opschonen zo geklaard.
Wil jij meer handige tips?
Als je meer handige tips wilt lezen over hoe je kunt zorgen dat je effectiever kunt werken, kijk dan eens op de site timemanagement.net. Hier kun je altijd waardevolle tips vinden over hoe je meer uit je beschikbare tijd haalt, hoe je een goede planning opstelt of hoe je je energieker kunt gaan voelen. De tips worden regelmatig aangevuld dus je kunt hier altijd inspiratie opdoen om meer voor elkaar te krijgen.